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企业数字化转型——数字化采购如何给企业降本?

发布时间:2022-07-13 13:44:47
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企业数字化转型——数字化采购如何给企业降本?

 

 

        数字化采购最近几年比较热门,上到国家制定的一系列政策,下到很多企业摸索、研究数字化转型,已经形成了一种很明显的趋势。

        企业进行数字化转型,除了迎合数字化时代的大趋势之外,实现降本是一个很核心的原因。

        从整个经济大环境上来看,行业的竞争普遍在加剧,由于中美贸易战和疫情影响,很多企业自身的营收出现了一定的下滑;另一方面,当前人工成本和原材料成本的上升,也对企业整个经营成本造成了压力。所以通过数字化的手段,来实现采购成本的降低,就是一件迫在眉睫的事情。

       

        首先我们定义一下,数字化采购的含义是什么?

 

        麦肯锡对于数字化采购的定义是:供应商和商业用户通过大数据分析、流程自动化和全新协作模型,提升采购智能效率,大幅降低成本,从而实现更快捷、更透明的可持续采购。

        德勤对于数字化采购的定义是:是指通过应用人工智能、物联网、机器人流程自动化和云端协作网络等技术,打造可预测战略寻源、自动化采购执行与前瞻性供应商管理,从而实现降本增效,显著降低合规风险,将采购部门打造成企业新的价值创造中心。

        以上两个定义,都包含了数字化采购所具备的几个要素:流程自动化,供应链协作,大数据分析,这也是企业在进行采购数字化转型时,需要重点关注的几个方面。当前企业都处在采购发展的不同阶段,有些企业的采购流程相对比较初级,还未做到自动化和信息化,存在很多线下和人工操作的步骤;而有些企业流程做到了线上化,但是还缺乏对于数据的精细化管理,没有做到用数据来引领决策,拓展企业的业务边界。我们见到一些行业内做得比较领先的企业,已经不只是把数字化作为采购提高效率、降低成本的一种方式,而是通过数字化引领业务模式变革,组织变革,创造出新的营收增长点。

 

        接着再来探讨,数字化采购具体是如何实现帮助企业降本的。降本可以分为显性降本和隐性降本。显性指的是采购价格降低,给企业带来的直接降本;隐性指的是流程和时间成本,以及先进的采购模式给企业在行业中带来更好的品牌效应。

        本文重点讲述数字化采购给企业带来的显性降本。

 

        1. 物料价格成本的降低

        首先,数字化采购能带来的直接好处是物料价格的下降。这里面有几层原因:

        一是采购流程透明度提高后,原来采购中一些不透明和不规范的现象会得到有效的限制。当然并非是完全杜绝,但是会比原先传统模式进步很多;

        二是多家供应商集成到同一平台后,更加方便用户和采购人员去实时进行比价,选择价格更低的供应商;

        三是随着工业品电商的成长,很多工业品有了一个相对公允的价格标准。这个价格标准就可以作为采购时的价格参考,实际采购时不会产生过大的偏差,这也进一步增强了价格的透明度。

 

        2. 物料整合,简化优化

        物料标准化是数字化采购非常重要的一环,也是前提条件。

        物料是采购的基础与核心,所有的采购行为都是围绕着物料产生的。终端使用者对物料的定义和需求,采购对于物料价格和交期的判断,供应商对于物料的交付和售后,都是以物料为核心。所以是否能实现对于物料的清晰明确的定义,决定了多方在信息传递与沟通上是否能够做到快速高效。

        通过物料的整合、简化和替代,原先多种物料,现在可能只需要采用一种物料即可替代。当采购员不需要去采购大量繁杂的物料时,可以将时间精力放在少量物料的供应链的优化上,去寻找更多供应渠道,拿到更低的价格,和更好的质量。

        物料梳理是所有企业都想要做的一件事,也是非常耗时耗力的一件事。在传统采购模式中,想要做物料梳理是非常困难的,几乎只能依靠人力的方式来整理。现在随着一些新技术的出现,例如AI工具,可以将原先一大部分的人工工作,通过AI算法自动实现,人工核对作为补充进行查漏补缺,大大提升了物料梳理的效率和准确性。

        另一方面,物料的简化带来的是供应商议价能力提高。简化后一个直接的效应是单种物料的采购量的提升,形成集中采购,带来的是对于供应商议价能力的提高。

        大部分供应商对于客户都会采用阶梯价的形式,采购金额越高,所能获得的折扣也就越大。当金额到达一定范围,企业也可以通过招投标的方式,代替原先零散采购的方式,从而引入多家供应商形成竞争关系,进一步降低采购价格。

        同时,随着企业和供应商合作金额的加大,有利于双方形成更深层次的合作,提升为战略合作伙伴,随之带来的是供应链的稳定,和账期的延长,降低企业的资金成本。

 

        3. 处理呆滞库存,减少库存

        一些数字化道路上走在前列的企业,例如一些大型的集团性企业,已经开始用数字化的手段来处理自己的呆滞库存;并通过一些新的管理办法,减少备货,实现企业的零库存。

        处理呆滞库存的一种方式是,企业会在自己的商城上开放库存专区,用来销售仓库内库龄较长的物料。专区会开放给下属分子公司,甚至是同行业的其他公司进行采购。这部分物料由于事先已经进行过出入库管理,在产品真伪和质量上能够得到保障;同时由于呆滞的属性,在价格上也会更加低廉,对于采购方来说是一个不错的供应渠道。这种类似于C端的二手商品处理方式,能有效地提升库存流转效率。

        另一方面,企业可以采取联合库存的方式,将企业和供应商的库存进行打通。一个比较典型的操作方式是,企业提供库存场所,例如现场仓库或者智能仓储柜,由供应商进行备货,甚至直接进行物料管理。对于企业来说,能够减少自身的库存,一定程度上实现零库存,减少备货成本;对于供应商来说,也能够针对企业的生产需求,更有针对性地提供物料,减少运输成本,更好更高效地为企业提供服务。

 

        4. 核心数据的沉淀

        数字化和信息化的区别在于,通过沉淀商品数据,供应商数据,交易数据,能够为供应链的优化,和未来的采购预测提供坚实的数据基础。

        商品的数据属于主数据的范畴,对于商品的管理不仅仅是记录商品名称,而是通过多维度进行管理,例如商品的品类分类、品牌、命名规范、供应渠道、历史采购价格、商品特定属性等,都有必要做到详细的规范记录。

        供应商数据为供应商管理提供数据基础,可以针对供应商提供的商品质量、价格、服务、交付周期等多个维度进行分析,定期对供应商进行考核,鼓励嘉奖优质供应商,警告清退违规供应商;对供应商进行分层管理,优化供应链,提升供应链的稳定和竞争力。

        交易数据记录了企业的所有物料采购需求。通过对交易数据的分析,一是可以有效地提升交易的透明度,减少违规现象;二是可以对历史采购数据进行分析,清晰了解企业在不同时间,不同生成阶段对于物料的具体需求,有利于未来统筹规划,进行采购预测,提升采购的计划性。

 

        最后,值得一提的是,数字化采购不光可以帮企业降本,同样也可以帮企业“创收”。企业内部采购平台可以成为新的业务增长点。传统采购承接内部的采购需求,是“花钱的部门”。目前一种新的模式是,将企业内部采购平台独立出来,通过整合平台的供应资源,提供给有采购需求的外部公司,从一个面向内部的采购工具,转化为对外的公开采购平台。这种身份的转变,使得采购部门可以通过平台的运营,产生新的业务增长点,为企业创造新的营收和业务价值。

        综合以上,数字化采购可以从多个方面帮助企业实现降低成本,提高采购效率,真正意义上实现企业采购的合规、透明、高效。数字化采购已经越来越成为主流趋势,率先迈向数字化的企业,才能在未来的发展中抢得先机。