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企业采购如何进行高效寻源

发布时间:2022-06-23 10:28:49
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企业采购如何进行高效寻源

 

企业采购包含货物、服务和工程三大类采购需求,针对这三大类采购需求,采购形式上也有比较大的区别,高效的寻源是提高企业竞争力的重要措施之一。

 

一、高效寻源的前提、原则和规则流程

1.前提是合法合规。

国家层面的法律有《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和两部行政法规《中华人民共和国政府采购法实施条例》、 《中华人民共和国招标投标法实施条例》。目前有《政府采购法》和《招标投标法》合二为一的呼声。央企和国企制定相关采购管理办法都是以这四个文件为参照制定的,民企相关采购也会参考这四个文件。

除相关法律,企业还会遵守自身行业及企业特点制定的采购管理办法。采购管理办法一般是落地采购行为措施的具体方法。

2.原则:公平公正公开

3.规则标准,流程规范

举个例子:中国有成百上千条江河,这些江河之所以能够顺利流淌,就是因为有水道约束。如果没有水道或者不通,那么江河之水就会泛滥成灾。

同理,采购也要有相关的规则流程约束,才能高效运转。而且规则流程越细致清晰,效率就会越高。

 

二、本期先只介绍货物类采购具体措施,服务和工程类采购以后再详解

货物类采购区分为小额零星采购(分散采购)和大额采购(批量集中采购)。但是这种区分还是略显简单粗暴。因为根据公司体量的大小,每家公司对“小额”和“大额”的理解会有差异,另外针对金额较大的零星采购也有加强监管的需求。所以建议企业先根据自身物资采购品类划分出不同金额的区间,然后再根据每种情况制定对应的采购管理办法。

寻源采购的降本增效不仅是价格层面,最重要的是综合成本的降低,要达到最高效的采购,数字化采购手段必不可少。

本文主要介绍小额零星采购、寻价采购、集中招标分散采购、招标采购四种采购方式。

 

1.小额零星采购

小额零星物资采购适用于消耗类标品物料的采购。此类采购的物资容易占用库存,采购繁琐,消耗的人力成本也较高。此时我们可以借鉴商城直接采购方式来进行采购,这样流程高效、库存占用低,综合降本效果最明显。

目前针对小额零星采购市场上普遍采用“目录化采购商城”的模式解决,发挥商城平台品类齐全、集中议价能力强的特点,能够帮助企业节省人力财力实现降本增效。同时采购商城的全流程是透明公开的,任何一笔订单都是可以追溯的,为监管提供数据支持。采购商城的典型企业有:公牛集团、统一企业、伊利集团等。

 

实例1:某水泥股份公司通过采购商城模式实现一站式采购

►通过使用人在线选品,采购人在线审批,大大提高了采购效率;

►通过接入震坤行工业超市的商品实现了MRO类备品备件一站式采购,大大缩短了寻源周期;

►通过发挥互联网公司的平台效益,降低了商品流通成本进而降低了采购价格。

►通过以上措施使客户的某些品类的采购综合成本降低高达30%。

 

 

2.寻价采购

寻价采购比较适合长尾物料采购,此类物料根据公司行业不同,划分入长尾类也是不同的。比如淋浴类物资在一般工厂类采购里属于长尾类物资,一年也采购不了几次,但是对于建筑建材类就属于大量长期采购物资类。所以此类物料采购最好能够与综合类工业用品平台合作,就能将寻价成本降到更低。

震坤行工业超市的“批量询价”模块就能提供数字化的寻价能力。批量询价能够根据客户提交的excel、pdf等形式的询价单自动识别匹配成询价的物料,并能给出推荐价格。对于不能自动识别物料,震坤行会发挥平台优势,发动产线人员在全国范围内,在最短时间内进行匹配报价,这种高效报价能力是一般供应商所不及的。目前,“批量询价”功能为上百家震坤行的尊享商城客户提供服务,每天能收到几百单的询价需求,受到客户欢迎和肯定。 

通过以下简单三步即可完成批量询价操作,真是不要太方便哟!

 

 

3.集中招标分散采购

集中招标分散采购的方式,在一段时间内一直是企业采购的主要采购手段之一。企业通过周期性(一年或两年)的招标方式引入主要的供应商伙伴,在固定期限内以协议价格进行采购。

在一段时期内这种方式确实提高了采购效率降低了采购成本,但是随着信息化平台化快速发展,产品迭代周期缩短,这种采购方式在多变的市场化得冲击下,优势逐渐不那么明显了,主要体现在:

• 采购价格长时间不变,跟市场变化脱节;

• 无法发挥平台规模优势,一家企业的价格谈判筹码没有规模化平台谈判筹码大;

• 采购综合成本居高不下,每年要有大量人员投入到招标和供应商管理的工作中。

以上问题用传统的手段很难得到有效改善,现阶段平台化商城化的模式能够很好的改善这些问题。

• 平台化商城发挥自身优势集中管理供应商,还可以帮助客户引入管理供应商,从而将客户的采购管理成本转嫁给平台化商城;

• 平台化商城引入了优质供应商,特别能够引入行业内头部的电商,能够将平台的商品做到标准规范。平台化商城在商品上架时与供应商洽谈比较好的年度折扣价,如此在一个年度内不管采购数量和采购次数是多少,都能以优惠的折扣价进行采购;

• 平台化商城能够根据企业的采购流程配置审批工作流,在保证电商化采购的同时还能保持客户内部的业务流程。

• 此外,平台化商城还可以结合前置仓的方式助力企业实现零流程、零库存、零成本、零时差的“四零”目标,达到降本增效的目的。

 

实例2:公牛集团通过平台化采购商城和智能小仓库实现采购数字化管理

►积极推进工业用品采购数字化,实现企业精益管理

公牛集团定制了采购商城,实现了在线寻价、预算、采购、审批、售后、对账结算的采购全流程电子化管理,大幅提升了公牛集团的采购效率与采购体验。

 

►线边智能小仓库让物料领用更简便

公牛集团不仅着力于采购流程的数字化,在工厂的物料领用与仓储方面,公牛集团也在不断探索更加智能化、数据化的管理方式。

 

4.招标采购

招标采购一般是采购金额比较大的采购方式,让采购活动的竞争性较高。以前受制于信息化手段不充足,一般采用线下招标投标的方式进行采购。这种方式效率低,流程时间长,信息不公开,很容易发生不合规的事件。

针对招标采购可以采用建设电子化的招投标平台的手段来实现降本增效,通过信息化手段把招投标全流程(需求提交、招标、投标、开标、评标、定标、备案)从线下转移到线上,实现无纸化、不见面招投标、线上开评标、无纸化备案等降本增效的目的。目前绝大部分国央企都已实现了电子化招投标平台。

现在随着信息化手段的提高,全流程的电子招投标平台已经成熟,其中电子认证、电子签章、电子签字、电子合同、智能识别等新兴技术的应用大大提高了电子招投标的工作效率。

以上介绍了四种采购常用的方式,以后还要对新的采购模式进行探索,比如:拼购、团购、阶梯价格、竞价、拍卖等,欢迎持续关注。