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电商采购下的采购决策流程—— 数字化采购浪潮下,采购审批流该如何设置

发布时间:2022-06-22 09:40:39
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电商采购下的采购决策流程

—— 数字化采购浪潮下,采购审批流该如何设置

 

如果你是一名采购,相信你一定注意到了,近几年在供应链方面的各种新兴势力正在加速崛起,无论是生产性物料与非生产性物料领域的电商,还是主打软件服务的系统供应商,都在不断的向你靠近,几乎你所能参与的采购工作,都有与他们接轨的空间和可能性。

企业对数字化转型的重视程度、相关政策发布、国外标杆企业的成功经验以及资本的看好都预示着数字化采购的浪潮是真的来了。越来越多的企业开始尝试将部分采购工作嫁接在品种丰富的电商和便捷的采购工具上,以释放企业稀缺的管理资源。

今天我们把目光聚焦在采购审批上,许多企业在引入电商采购后,对现有PR(Purchase Request)与PO(Purchase Order)应该如何去做兼容比较困惑,我尝试通过三种模式,解析企业审批流该如何与电商采购恰当融合。

 

模式1:PO阶段与商城打通

该模式下,需求人员仍然保留在企业系统中提交采购需求(PR)的动作,填入所需物料的功能、规格、关键参数甚至是型号,帮助采购部门在市场上精准定位到该物资。提交PR审批后,业务部门直属领导会对采购需求的真实性、合理性、紧急性做出业务判断,有的情况会对PR中的采购项目、采购数量进行修改,以满足企业生产经营的实际情况。PR通过后,业务流程转移至采购部门,由采购员汇总各个部门PR,进行寻源采购。

图1  PO选品流程图

 

如果选择在该阶段与商城对接,可由采购员从企业系统跳转至电商平台,在查看商品详细的规格参数、性能指标以及对应的价格后,挑选符合PR要求且价格合适的物料,并加入到购物车中,点击购物车提交,商城会把购物车中的商品信息通过系统接口传输到企业审批系统中,并自动创建代办PO,省去了采购员手动录入信息的工作。已经拥有完整物料信息的PO,只需填入一些常规的订单信息(收货人、收货地址等),即可开始PO审批流程。PO审批一旦通过后,订单内容同样会通过接口自动传输给电商公司,零时差完成PO向SO转换的工作。

这种模式与许多制造型企业的现有审批流相似度最高,既可对原采购审批方式做最大程度兼容,亦可在一定程度上享受电商采购的透明与便捷。但该模式比较繁琐的地方在于,采购员仍然需要处理日常的PR汇总,找货下单的工作,未能给企业以及采购方带来明显的减负与增效。同时,需求方如果PR填写不明确,采购员需要在需求方、电商之间来回确认,免不了大量的线下沟通。所以该模式只解决了信息传输,并未真正解决采购时效性问题

 

模式2:PR阶段与商城打通

如果选择在PR阶段与商城打通,能较好的缓解采购员的寻源与下单压力。

在这种模式下,需求人员不在通过企业系统填报所需物料,而是跳转到电商平台上直接挑选。商城中,商品有比较详细的参数、规格、图片以及交期,能够帮助需求方找到最合适业务需要的物料。同时,商城商品明码标价,方便需求方横向对比不同品牌、不同档次的商品价格,做出最合理的决定。当然,如果企业仍然希望需求方把注意力集中在物料性能上,无需关注物料价格或是具体的供应商,电商平台也可以根据登录用户的角色信息,将商品价格全部隐藏。

图2  PR选品流程图

 

当需求人员提交购物车后,商城通过系统接口传输商品信息(商品价格若隐藏,后台也会传输价格,交由采购方判断),生成代办PR,由业务部门经理审批PR(审核数量),通过后流转至采购部门,由采购员对应PR生成PO,等PO审批通过后(审核价格),同样会给商城自动发订单,完成整个下单流程。

此模式显而易见,采购员已从日常的寻源下单工作中释放出来,只需审核PO价格的合理性,而且省去与需求方多番沟通确认物料需求的时间投入,非生产性物料的采购工作量大大减少,可谓是采购员的福音。

但这里仍然要提示一下风险,整个流程从PR提交到PO审批通过,有些企业可能会经历比较长的时间,不排除会发生商城中的原商品价格或库存在这段时间内调整的情况,一旦这种小概率事件发生,会造成PO转换SO失败,整个流程退回,由需求方重新选货提交PR,对物料采购的时效性造成很大影响。对此,行业里也有一些突破性的做法,尽可能的缩短审批流程,那就是模式3。

 

模式3:PR与PO合并后与商城打通

不少企业选择与电商平台合作后,对内部非生产性物料的采购审批流进行了一定的适应性改造,最多的做法是将PR审批与PO审批合并,从需求方提出采购需求,到对电商企业下发订单,只经历一步审批(如图3所示),非生产性物料的日常采购交由需求部门或业务部门完全负责,采购部门将节省下的精力更多的投入到价值更大的供应链管理、供应商绩效考核中。

图3  简化审批流程图

 

但这件事实现的前提是,采购方已充分考核电商企业的商品质量,并在前期与电商企业商议了一定周期的协议价格,或是企业享受商城全品类商品的固定折扣,或是商城某些品类的商品对企业设置固定折扣价,以此保证商城上所呈现的商品已经符合采购方的价格要求。相当于企业采购部门为需求方划定了一个可采购的商品池范围,在这池子中的任意商品,数量只要符合企业生产需要,就可以自由采买。

相对前两种模式,此模式作为数字化采购的最佳实践,即保证了非生产性物料的采购秩序,又为采购方省去了大量日常采购事务,透明、高效、降成本的整体思路,更符合现阶段广大企业追求效率、发展的经营理念,在有条件的情况下,推荐各类企业优先考虑。

 

三种模式已介绍完毕,最后,通过一张表总结一下各模式之间的优劣势,方便企业横向比选,在数字化采购浪潮下,找到适合自己的转型之路。

表1 采购审批与电商采购融合模式对比

模式

对比

与商城打通的阶段

选货人

下单人

流程

长度

融合

难度

采购

工作量

适合企业

模式1

PR

采购员

采购经理

稍微减少

1.原流程不可改变

2.采购部门必须执行三方比价

模式2

PO

需求方

采购经理

明显减少

1.原流程不可改变

2.采购员希望减轻工作量

模式3

PR/PO

需求方

业务经理

大量减少

1.采购审批可灵活调整

2.对物料采购效率有较高要求

备注:以上对比是假设原采购为PR+PO的线性审批流。

 

提示: